ضرورت و اهمیت سرپرستی
موقعیت مدیریت سرپرستی در منطقه سوم از هرم سازمانی قرار دارد. ارزش و اهمیت سرپرستی از آن جهت است که نظارت مستقیم بر اجرای عملیات و نظم و انضباط کامل در هر سازمان، کارگاه یا شرکت را دارد. سرپرستان دارای عناوینی چون مدیران خط مقدم، مدیران صف، رئیس بخش و مدیر اداره کارها و امور می باشند و مسئولیت تولید کالاها و خدمات را برعهده دارند. سرپرستان مسئولیت مدیریت و سرپرستی گروهی از کارکنان غیرمدیریتی را عهده دار می باشند. عمده ترین زمینه کاری آنها، کاربرد قوانین، مقررات و دستورالعمل های سازمانی در جهت رسیدن به تولیدی کارآمد، ارائه کمک های فنی و انگیزش زیردستان می باشد. افق زمانی آنان کوتاه مدت بوده و دغدغه ذهنی شان تحقق اهداف روزانه (تولیدی) است.
سرپرستان مسئولیت بسیار و اختیار اندک دارند و بیش از هر رده ای باید خود را با نقش های زیردستانف همترازان و بالادستان سازگار نمایند.
سرپرستان در چگونگی به کارگیری منابع انسانی وظیفه بسیار حساس و تعیین کننده ای بر دوش دارند. این گروه با داشتن نقش کلیدی، تمامی وظایف و مسئولیت های مدیران را در سطح اجرایی برعهده دارند و کلیه تصمیمات متخذه را در چارچوب قوانین و دستورالعمل ها و در قالب برنامه های کاری بوسیله نیروهای انسانی اجرا می کنند.
سرپرست ها حلقه های ارتباطی موثری میان کارکنان و مدیریت هستند و با استفاده صحیح از امکانات و منابع موجود، هماهنگی میان افراد و واحدهای سازمانی را فراهم می سازند. اهمیت و جایگاه آنها در هر سازمان ایجاب می کند تا مانند سار مدیران در راستای بهسازی نیروی انسانی همواره از آموزش های نظری و عملی برخوردار باشند تا با رفع نیازهای علمی و فنی خود به سطح مطلوبی از آگاهی، دانش و مهارت های فنی دست یابند و از موقعیت شغلی مناسب و شایسته ای بهره مند گردند.
· سرپرست (مدیر عملیاتی) کیست؟
سرپرست فردی است که در پایین ترین رده یا حد سلسله مراتب مدیریت در سازمان قرار دارد و به طور مستقیم و چهره به چهره و با متصدیان مشاغل گوناگون یک واحد خاص از سازمان کار می کند.
از آنجا که سرپرستان کلید اصلی تولید در سازمان هستند اغلب با مشکل «وفاداری دو گانه» یعنی وفاداری نسبت به روسا و نسبت به افراد تحت نظارت خود مواجه هستند. از این رو صاحبنظران سرپرست را «مدیر خط اول» و «مهمترین عامل در ایجاد روابط انسانی کارآمد در سازمان» و یا «سنگ بنای طاق سازمان» معرفی می کنند.
تعاریف دیگر از سرپرست:
- مدیریتی که نزدیک ترین فاصله را با بخش تولید دارد سرپرست گویند.
- بخش وسیعی از مدیران که برای برنامه ریزی و کنترل کار یک گروه، اعمال قدرت کرده و مسئولیت می پذیرند و از طریق ایجاد و حفظ تماس و ارتباط نزدیک به انجام اقدامات لازم در این زمینه می پردازند سرپرست می گویند.
- سرپرست کسی است که مسئولیت عده ای از کارکنان را برعهده دارد و به آنها دستور کار می دهد و بر کار آنها نظارت مستقیم دارد. بنابراین سرپرست یک مدیر اجرایی یا عملیاتی است که هدایت و رهبری مستقیم عده ای از کارکنان را بر عهده دارد.
· تاریخچه سرپرستی
سرپرستی به عنوان یک شغل در اروپا بعد از جنگ جهانی اول شکل گرفت که جنبه فنی و نظارت بر انجام کار افراد (کنترل کیفیت) بیشتر مورد توجه قرار داشت. بعد از جنگ جهانی دوم تفکر آموزش سرپرستان مطرح گردید.
مهمترین سازمانی که تا کنون به امر آموزش و تحقیق در مورد سرپرستان و پاسخگویی به نیازهای نظری و فنی آنها پرداخته است، سازمان بین المللی کار ILO وابسته به سازمان ملل متحد است. سازمان بهداشت جهانی نیز در زمینه تهیه استانداردهای شغلی سرپرستان و بهداشت محیط کار انها فعالیت های فراوانی داشته است.
آموزش سرپرستی در ایران ایتدا از طریق وزارت کار و امور اجتماعی آغاز شد و تا به امروز بوسیله چند سازمان آموزشی دنبال می گردد. در دهه های اخیر نگرش و توجه به منابع انسانی موجب مطالعه و بررسی عوامل موثر بر کیفیت زندگی کاری شده و یکی از عوامل اساسی تاثیرگذار مدیریت تلقی می شود و سرپرستی نیز به عنوان یکی از رده های مدیریت که بر کیفیت زندگی کاری افراد تاثیر انکار ناپذیری دارد، مطرح گردیده است. در حال حاضر در ایران سازمان مدیریت و برنامه ریزی عهده دار صدور مجوز آموزش های لازم برای مدیران، سرپرستان و کارکنان سازمان هاست.
· نقش های مدیریتی سرپرستان
در مجموعه فعالیت های تولیدی و خدماتی، سرپرستان نقش ویژه ای دارند. آنها علاوه بر ارتباط بین مدیران و کارکنان کلیه فعالیت های کاری کارکنان را نیز به سوی هداف مدیریت هدایت می کنند. در این رابطه صاحبنظران نقش سرپرستان را مورد توجه قرار داده اند که نتایج برخی از این پژوهش ها عبارتند از:
الف- کیت دیویس
- سرپرست به عنوان یکی از کارکنان
- سرپرست به عنوان فرد واسطه
- سرپرست به عنوان فرد ماهر در روابط انسانی
- سرپرست به عنوان یک فرد کلیدی و مهم
ب- منیزبرگ
- نقش ارتباطی
- نقش اطلاعاتی
- نقش تصمیم گیری
· ویژگی های عمومی سرپرستان موفق :
از جمله ویژگی های سرپرستان موفق و کارآمد در زمینه های کاری بر اساس مطالعات دهه های اخیر می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- وقوف به محتوای کار
- قدرت یاد دادن
- داشتن دید وسیع
- شهامت
- رعایت ملاحظات اخلاقی
- تدبیر داشتن
- حس کنجکاوی و توانمندی ذهنی
- کنترل احساسات و هدایت آن در یک کانال عقلانه
- انصاف و عدالت
- داشتن شرایط احراز سرپرستی
· انواع وظایف سرپرستان
الف- در ارتباط با افراد تحت نظارت: احترام گذاشتن، ارایه الگو و نمونه هایی از وقت شناسی، خلاقیت، پاکیزگی و...، گوش دادن به نظرات، آگاه ساختن افراد از تحوه انجام درست فعالیت ها، آشنایی با قوانین و اصول رفتار، انتخاب افراد بر اساس ضوابط علمی، رعایت انصاف بین افراد و واگذاری مسئولیت ها بر اساس استعداد ها و علایق، آموزش به کارکنان، دستورد دادن معقول، فراهم کردن امکانات لازم، تشویق افراد، توجه به شکایات کارکنان و... .
ب- در ارتباط با بالادستان: پذیرش کامل مسئولیت های واحد تحت نظارت و پرهیز از بهانه برای عدم پذیرش مسئولیت ها، اگاهی دهی به رئیس درباره پیشرفت های انجام شده، آگاهی از انتظارات مقام بالاتر، آگاه ساختن رئیس مستقیم از مطالب و موضوعات لازم و نیز کیفیت کار کارکنان، تصحیح اقدامات افراد تحت نظارت، ارائه گزارش کار به مافوق
ج- در ارتباط با بخش های دیگر سازمان: همکاری باسرپرستان واحدهای دیگر سازمان، همکاری با مدیریت امور اداری، درک مشکلات سرپرستان واحدهای دیگر، پذیرش پیشنهادهای سرپرستان سایر واحدها با خوشرویی، استفاد هاز متخصصان شاغل در واحدهای دیگر برای حل مشکلات، آگاهی از روش های موثرتر کار با دستگاه ها و ابزارهای سایر واحدهای سازمان
د- در ارتباط با کار: آشنایی با وظایف، ابزار و فعالیت های افراد تحت نظارت، برنامه ریزی کارهای افراد و پیش بینی تحولات آتی، نظارت بر کار افراد، حل مشکلات مربوط به کار، نیروی انسانی و...، روزآمد کردن اطلاعات و دانش، نظارت بر جریان کارها، کسب اطمینان از صحت انجام کار ورفع مشکلات احتمالی
ه- در ارتباط با محیط کار: ایجاد نظم و ترتیب، نگهداری و کاربرد صحیح ماشین آلات، نظافت محل کار، ایمنی و بهداشت در محیط کار، ایجاد آرامش روانی برای کارکنان
· مهارت های سرپرستی
1- مهارت در روابط کار (روابط انسانی و رهبری)
2- مهارت در تعلیم کار (تعلیم دادن)
3- مهارت در روش کار (بهبود روش کار)
4- مهارت در حفاظت کار (پیشگیری حوادث)
5- مهارت فنی کار (تخصصی)
· تقسیم بندی دیگر از مهارت های مدیران و سرپرستان:
- مهارت فنی
- مهارت انسانی
- مهارت ادراکی (مفهومی)
- مهارت طراحی
سرپرست باید در درجه اول از مهارت فنی و نیز مهارت روابط انسانی برخوردار باشد و در وهله بعد از مهارت های ادراکی و طراحی (طراحی و تدوین راه حل های مناسب برای مسایل پیچیده سازمان) برخوردار گردد.
· اصول سرپرستی در سازمان های تولیدی و خدماتی
1- اصل وحدت هدف: تمام فعالیت های سازمان در جهت یک هدف خاص و مشترک هدایت شود.
2- اصل وحدت مدیریت (وحدت فرماندهی): اتخاذ تصمیم نهایی به عهده یک نفر یا افراد خاصی باشد و اعضای سازمان از او دستور گرفته و در مقابل وی مسئول باشند.
3- اصل تقسیم کار: تقسیم کار و طبقه بندی وظایف مستلزم رعایت اصول شایسته سالاری و تخصص بر اساس تعداد کارهایی که هر کس در محدوده معینی انجام می دهد، است.
4- اصل حیطه نظارت: در یک سازمان هر وظیفه و محدوده آن از نظر وسعت با توانمندی مقام نظارت کننده، تعداد کارکنان و میزان امکانات موجود تناسب داشته باشد.
5- اصل نظم و انضباط: احترام و ارزش دادن به قوانین، مقررات، دستور العمل ها و توافق هایی که به منظور سرعت وصحت گردش کار سازمان و پیشرفت آن تعیین شده است.
6- اصل سلسله مراتب: خط فرمان یا مسیر دستور بر حسب اهمیت از مقامات بالای سازمان تا کارمندان جزء ان.
7- اصل ثبات: کارمند برای تطبیق با محیط و خواست های سازمان به زمان نیاز دارد و پس از تسلط بر کار به بهره دهی می رسد.
8- اصل انعطاف پذیری: تغییرات مطلوبی است که پس از ارزشیابی مستمر در برنامه ها، روش ها و جریان فعالیت های سازمان صورت گرفته است.
9- اصل تصمیم گیری: سازمان باید در برابر نیازهای سازمانی به طور مداوم تصمیم گیری کند که قدرت تصمیم گیری در وجود رهبر یا سرپرست سازمان یا محققان به منظور پیشبرد مقاصد سازمان نهفته است.
10-اصل نظارت و ارزشیابی: انجام اعمالی که برای انطباق کار با نقشه های کار یا اندازه گیری گام هایی است که به سوی هدف برداشته شده است. ارزشیابی نه تنها درباره اهداف بلکه از نحوه تشکیلات و سازماندهی نیز ضرورت دارد.
11-اصل اولویت منافع عمومی: هر یک از افراد سازمان منافع جامعه را بر تمایلات خویش ترجیح دهند.
12- اصل مسئولیت مشترک جمعی (احساس یگانگی): هر فرد در سازمان علاوه بر احساس مسئولیت نسبت به وظایف خویش در برابر افراد جامعه نیز باید احساس مسئولیت کند.
13- اصل اختیار و مسئولیت: اختیار قدرتی است که به فرد سازمانی داده می شود تا اجرای وظایف خاصی را عهده دار شود اما مسئولیت تعهد فرد سازمانی در استفاده از اختیارات برای انجام دادن آن وظایف است. اختیارات اجرایی قابل تفویض است نه وظایف اساسی و کل اختیارات، مسئولیت غیر قابل تفویض است، تفویض اختیار قابل فسخ است، تفویض اختیار باید هماهنگ، متعادل و متناسب باشد تا از انحراف جلوگیری شود.
· اصول مطالعه کار (زمان سنجی، روش سنجی و طراحی شغل)
اصول مطالعه کار به مفهوم شیوه علمی بررسی و تجزیه و تحلیل کار به طور منظم است که موجب حذف فعالیت های غیر ضروری و دستیابی به روش های بهتر انجام کار می شود.
· شیوه های مطالعه کار:
الف- روش سنجی: ثبت منظم و بررسی دقیق روش های انجام کار و پیشنهاد شیوه های اصلاحی به منظور افزایش بازدهی و کاهش هزینه و ساده تر کردن عملیات.
مراحل روش سنجی: شش مرحله
1- انتخاب 2- ثبت 3- بررسی 4- گسترش دادن 5- اجرا کردن 6- ابقا کردن
ب- زمان سنجی (کارسنجی): به کارگیری تکنیک هایی برای تعیین زمان انجام کار معین بوسیله فرد واجد شرایط در سطح قابل قبول یا اندازه گیری دقیق و صحیح مدت زمانی که برای انجام هر کار یا فعالیت مصرف شود.
مراحل زمان سنجی: شش مرحله
1- انتخاب 2- ثبت 3- زمان سنجی 4- بررسی 5- جمع بندی 6- تعریف
شیوه های زمان سنجی: الف- با کرنومتر ب- مطالعه تولید ج- زمان های از پیش تعیین شده د- اطلاعات ترکیبی ه- برآورد تحلیلی
· مشکلات اجرایی:
کارکنان و سرپرستان در برابر آن مقاومت نشان می دهند که برای حل این مسئله، آموزش و توجیه سرپرستان و آماده سازی کارکنان و ارائه تصویری واقعی و برشمردن مزایای زمان سنجی و اجرای آن با توجه به فرهنگ سازمانی ضروری است.
· طراحی شغل:
فرایندی است که در خلال آن وظابف خاص هر شغل، روش های مورد استفاده برای انجام آن وظایف و چگونگی ارتباط آن شغل با سایر فعالیت های سازمان تعیین می شود.
· وظایف شغلی:
کار یا مجموعه فعالیت هایی که شخص به منظور کسب سود، اخذ دستمزد یا حقوق انجام می دهد.
· مفاهیم مرتبط:
- عنوان شغل (موقعیت شغلی)
- شرح شغل
- شرح وظایف شغلی
- شرح چگونگی انجام شغل
· اهداف شرح وظایف:
- سنجش و ارزش کارها، ارزیابی مشاغل و تقسیم کار
- استخدام افراد واجد شرایط
- بررسی نحوه کار و مقایسه آن با کاری که باید انجام شود
- تعلیم افراد تازه وارد و آشنا نمودن آنها با وظایف شان
- تعیین دستمزد و حقوق بر مبنای تقسیم کار و وظایف و مسئولیت ها و بهبود استاندارد کار
· وظایف آموزشی:
اهم وظایف آموزشی سرپرستان عبارتند از:
- برآورد احتیاجات آموزشی کارکنان
- تنظیم برنامه های آموزشی با توجه به نیازهای آموزشی
- پیش بینی وسایل، مربی، کلاس درس و...
- نظارت بر اجرای صحیح برنامه آموزشی
- تشویق کارکنان به کسب دانش و افزایش مهارت ها
- کنترل و ارزیابی عملکرد برنامه های آموزشی
- تنظیم گزارش ها بعد از آموزش و ارائه به مدیریت موسسه
